Как организовать свою работу? Разбираемся по книге «От срочного к важному» Стива Макклетчи

Работать много ≠ эффективно. Неорганизованность, стресс и рутина отнимают время и не дают заниматься более важными вещами. Знакомо? Многие понимают о чем идет речь и на собственном опыте знают, что означает потратить много усилий и не получить значительных результатов. Сегодня мы поговорим о книге, которая призвана помочь решить эту проблему. Ее советуют многие эксперты из нашей рубрике «Интервью» и называется она «От срочного к важному» автора Стива Макклетчи. 

Об авторе

Стив Макклетчи родился в Филадельфии и стал одиннадцатым ребенком из двенадцати. Автор считает, что увлечение тайм-менеджментом у него сформировалось еще в детстве, когда он рос в большой семье. После учебы в колледже Вашингтона и получения степени бакалавра в экономике и финансах, Стив пошел работать в продажи. В 2001 году основал собственную консалтинговую компанию Alleer Training and Consulting. Сегодня Стив Макклетчи проводит тренинги и консультации со многими компаниями из Fortune 1000 и другими международными организациями на темы тайм-менеджмента, лидерства и продаж. Макклетчи — приглашенный лектор высококлассных американских школ бизнеса и член различных ассоциаций по развитию и управлению персоналом. 

Материал для книги «От срочного к важному» собирался в течение 12 лет. Он основан на опыте старшеклассников, студентов и квалифицированных специалистов. Автор пишет, что эта книга прежде всего о лидерстве, которое каждый может примерить к себе. 

9 вопросов, которые необходимо себе задать 

В книге Стива Макклетчи содержится девять глав, каждая из которых посвящена основным аспектам распределения времени. Разберем их и ответим на эти важные вопросы. 

1. Я достигаю успеха или решаю проблемы?

«Задачи, рожденные желанием достичь успеха, дают более значимые положительные результаты для жизни и бизнеса, чем задачи, необходимые для решения проблем».

Стив пишет, что у нас всегда есть две формы мотивации:

1. Достигать успеха.
2. Решать проблемы.

Обычно те, у кого возникают проблемы с тайм-менеджментом, в ежедневных задачах руководствуются вторым — решают проблемы. Автор приводит пример общих собраний в компании: как вы считаете, какая их основная цель и чего вы в итоге достигаете? Если вы используете их, чтобы говорить об отчетах, инвентаризации, факапах сотрудников, то решаете проблемы. Разговоры о способах поиска новых клиентов, улучшения процедуры выполнения заказов — двигают ваш бизнес вперед.

«Но проблемы нужно решать!» — скажете вы и будете правы. Мы живем не в волшебном мире, нам нужно платить налоги, мыть посуду и разбирать почту, делая это все время от времени. Но, согласитесь, если фокусировать все свое внимание только на решении проблем, то не остается времени для достижения успеха. Поэтому, нужно делать что-то большее, чем просто ежедневно «делать дела». Стив пишет:

1. Задача, ведущая к успеху, всегда может подождать. Не приклеивайте ярлык «Срочно!» к действительно важным задачам, это принесет вам только напряжение.

2. Чтобы двигаться к успеху нужно осознать, что вам не обязательно его достигать. Немного странно звучит, но вот в чем дело: если вы не достигнете успеха, ничего плохого не случится, просто ваша жизнь останется прежней. Слово «обязан» не применимо к мечтам, вы ничего не должны. Достигнув успеха, вы получите только опыт и чувство удовлетворенности.

3. Автор объясняет важность делегирования: «..каждый раз, когда делаете то, что за вас мог бы сделать кто-нибудь другой, упускаете возможность достичь успеха». Результат достижений — это ощущение лидерства в различных сферах жизни. Без делегирования второстепенных задач очень сложно найти время стать лидером. 

4. Управляющий или лидер? Главное отличие управления от лидерства в том, что первое — это сохранение дел в порядке, а второе — их усовершенствование. 

Практика. Какие цели поведут вашу жизнь вперед? Что сделает вашу жизнь лучше? Выделите 5 минут своего времени и подумайте над этими вопросами. Составьте список целей. Если вы их достигнете, ваша жизнь улучшится? Разделите их на краткосрочные и долгосрочные, личные и профессиональные. Пишите смело, разрешите себе хотеть всего, чего вы так долго себе не позволяли. 

2. Как избежать выгорания и сохранить баланс?

«Выгорание ведет к болезненным психологическим и физиологическим последствиям. Оно наступает, когда люди чувствуют себя застрявшими в болоте повседневности, делая одно и то же каждый день и не ощущая никакого прогресса. Болото по определению не предполагает эволюционных изменений».

Исследование, проведенное независимыми экспертами в 2012 году, дало такие результаты: 88% сотрудников в компаниях заявили, что сделать выбор между работой и личной жизнью — трудное решение, для 57% — это вовсе «серьезная проблема», а 64% возвращаются домой после работы «физически истощенными».

Да, трудно достичь успеха, если ты ежедневно находишься в рутине. Именно поэтому так важно найти баланс между решением проблем и достижением успеха. Многие считают, что работа — наша обязанность, жизнь в остальное время — то, что мы действительно хотим делать. Это ошибочная точка зрения, потому что на самом деле «...у вас нет профессиональной или личной жизни, у вас только одна жизнь».

Многие откладывают жизнь «на потом», на период пенсии или работают по 60-100 часов в неделю, а после уезжают на месяц на Гоа без мобильной связи и прелестей цивилизации. Стив говорит, что такой способ не позволяет избежать выгорания. Баланс необходим в нашей жизни и единственный способ это сделать — найти пути сделать собственную жизнь лучше, чем она была вчера. Определите те цели, достигая которые вы получаете истинное удовлетворение. 

Практика. Выделите все значимые сферы в своей жизни и проанализируйте, какие  цели вы поставили в каждой из них. Найдите свой личный баланс задач и результатов, которые сделают вас лучше, как профессионала / семьянина / друга, чем вчера.

3. Каковы мои приоритетные цели?

«Времени не хватит на все, что ты хочешь в этой жизни, поэтому придется делать выбор. И хочется надеяться, что выбор будет исходить из глубокого понимания, кто ты на самом деле». (с) Фред Роджерс.

Возможно вы слышали о модели приоритетности, которая используется в тайм-менеджменте: А — немедленное выполнение задачи, В — дела, которыми нужно заняться в скором времени, и С — задачи на следующий день / неделю / месяц. Автор настаивает: это не работает в ежедневном планировании. Ведь чем ближе дедлайн, тем больше шансов у любой задачи стать А-приоритетом. Это означает, что в ваших делах опять воцаряется хаос. Стив Макклетчи предлагает новый способ расстановки приоритетов:

А = задания для достижения успеха.

В = подотчетные задания для решения проблем.

С = задания для решения проблем.

Получаемые результаты:

А = цели, лидерство, улучшения.

В = эффективное управление обязанностями.

С = управление.

Но что, если вы так и планируете свои будни, а все равно выполнение всех ваших задач превращается в хаос? Возвращаемся к первому вопросу: вы достигаете успеха или решаете проблемы? Скорее всего, ваш список дел выглядит так:

1. Решить проблему

2. Решить проблему

3. Решить проблему

4. Решить проблему

5. Решить проблему

Должен он выглядеть так:

1. Решить проблему

2. Продвинуться к успеху

3. Решить проблему

4. Решить проблему

5. Решить проблему

6. Продвинуться к успеху

7. Решить проблему

Практика. В конце первой главы вы записали цели, автор предлагает отнести их к созиданию. Вы достигнете этих целей через определенный период времени и ваша жизнь будет другой. Цели потребления — это любая награда, например, отпуск или долгожданная покупка. Теперь ваша задача — определить, какие цели вы преследуете и уравновесить их, поскольку: «В жизни нужны как цели потребления, так и цели созидания — чтобы чувствовать баланс и избегать выгорания».

4. Откуда взять энергию и мотивацию?

«С самого рождения благодаря физическим потребностям вы знаете, что такое мотивация».

Реализация целей подразумевает значительный заряд энергии и мотивации, которые помогают фокусироваться на задачах и доводить их до конца, не отвлекаясь и не сдаваясь.

1. Поговорим о мотивации. Она появляется, когда есть некоторое расстояние между тем, где вы находитесь, и тем, где хотите быть. Мы нуждаемся в ней, чтобы выжить, и это свойственно каждому человеку. Наши инстинкты развиты так, чтобы получить максимум удовольствия и минимизировать боль.

2. Что нам дает ощущение счастья? Такой гормон, как дофамин, выделяется в нашем организме, когда мы получаем удовольствие. Эндорфины производятся в ответ на страх, стресс, боль, возбуждение, вызывая эйфорию и ощущение благополучия, что позволяет нам двигаться дальше. Достижение целей дает нам прилив энергии и запускает механизм выброса гормонов счастья. Чем важнее реализованная задача, тем счастливее, сильнее и увереннее мы себя чувствуем.

3. Не забываем про адреналин. Именно его выброс мы чувствуем, когда дедлайн дышит нам в спину и «шепчет» на ушко что-то вроде: «Ты не справишься». Мы ощущаем страх, который мы получаем от пребывания в прокрастинации. Ее польза заключается в накоплении энергии, улучшении сосредоточенности и повышении  скорости решения задач.

Но негативные проявления «ничегонеделания» тоже очень ощутимы: стресс, низкое качество выполненной работы и дискомфорт. Поэтому, если вам не важно качество выполнения ваших задач, и страх = энергия для вас, то прокрастинация — допустимый вариант. В других случаях, найдите другой источник энергии для работы.

Практика. Определите, какой у вас источник энергии для эффективного достижения целей.

5. Я ценю свое время?

«Время движется лишь в одном направлении: вперед».

Все мы знаем, что нужно ценить время, но не всегда это осознаем. С другой стороны, наша жизнь полна вещами, которые мы делаем ежедневно, например, чистим зубы или выносим мусор. Но смысл не в том, чтобы не делать ежедневных (и важных именно в этот момент вещей), а научиться делать правильный выбор в пользу правильного распределения времени. Как это сделать?

1. Поймите, ваши ежедневные привычки работают на вас или против вас? Если вы каждый день после работы стали заходить в бар на автопилоте, а это уже давно не приносит вам удовольствие, возможно стоит пересмотреть эту привычку.

2. Защищайте свое время. Записывайте важные задачи в календарь и говорите «нет» тем, которые могут подождать.

3. Устраивайте мозговой штурм по каждой из целей, описывайте каждый шаг для ее достижения. 

Практика. Стив Макклетчи резюмирует:

1. Выделяйте несколько минут в день на составление планов на день, неделю и месяц.

2. Используйте календарь как средство введения успеха в вашу жизнь.

6. Как планировать на день / неделю / месяц?

«Решить впустить достижение успеха в свою жизнь — только половина дела; теперь надо стать ответственным за это дело».

1. Планирование на месяц (ответственность уровня А). Впишите в свой календарь задачи на следующий месяц по результатам мозгового штурма. Такое планирование позволит вам видеть перспективу яснее и не тонуть в ежедневных рутинных задачах и дедлайнах. 

2. Планирование на неделю (ответственность уровня В). Не откладывайте важные дела — уделите несколько минут еженедельно, чтобы определить, какие В-задачи намечаются, и когда они должны быть сделаны.

3. Планирование на день (ответственность уровня С). Каждодневные решения  можете запланировать в любой удобный момент (вечером накануне или утром после пробуждения).

Практика. Попробуйте запланировать задачи всех уровней ответственности. Определите время, которое наиболее удобно для планирования задач A, B и C.

7. Как не отвлекаться?

«Отвлекаться и прерываться — разные вещи».

Казалось бы, вы сделали все шаги по планированию, но все равно не достигли нужного результата. В современном мире наше внимание крадут множество вещей: сообщения в мессенджере и pop-up уведомления в браузере, рассказы коллеги об отпуске и контекстная реклама. Как поступить?

1. Установите рамки времени, на которое готовы прерваться. Разговор с коллегой или внезапный телефонный звонок получится настолько кратким, насколько это нужно именно вам.

2. Не перебивайте других, перебивайте себя. Когда настанет ваша очередь комментировать, остановитесь и обозначьте сколько еще времени у вас осталось, чтобы закончить разговор.

3. Внесите в свое расписание время, в которое вас нельзя прерывать. Например, с 10:00 до 11:00 отправьтесь работать в пустующий конференц-зал либо другое тихое место. 

Практика. Проанализируйте, как часто вы прерываетесь во время работы, и насколько это мешает вам достигать целей. 

8. Как реализовать тайм-менеджмент?

«Организованность всего-навсего делает вещи проще».

1. Первое, что вам нужно сделать, это организовать ваши информационные ресурсы. Сюда относятся: список дел, календарь, контакты, заметки. Это поможет вам помнить о запланированных делах, сдерживать обещания, экономить время.

2. Разработайте и, главное, используйте объединенную систему, которая имеет возможность управлять всеми этими ресурсами вместе. «Если вы сумеете это сделать, сможете пожинать сладкие плоды вашего контроля: ничего не забывать, чувствовать себя более организованным и менее нервным, быстрее находить вещи, более эффективно управлять своим днем».

Практика. Создайте свою собственную удобную систему тайм-менеджмента, следуя советам Стива. Постоянно имейте к ней доступ, чтобы следить за этапами реализации. 

9. Действуйте!

Да, это призыв. У вас больше не должно остаться вопросов как и что нужно делать. Сила ваших решений продемонстрирует вам скорые результаты и вы удивитесь, как много вы теперь успеваете. Принимайте решения как лидер, а не управленец, и верьте в себя.

Как работать эффективно на практике?

В этом вопросе заложен сам ответ: все время практиковать теорию. В этой рецензии команда Hurma System постаралась выделить наиболее важные и интересные моменты из книги, но на самом деле их намного больше. Основываясь на огромном количестве положительных отзывов и нашей субъективной оценке, можем смело резюмировать: книга будет полезна всем специалистам сферы HR, которые берегут свое время и хотят стать еще продуктивнее.

А вы уже читали «От срочного к важному»? Поделитесь своим мнением в комментариях!